SUCCESS STORY
Comment externaliser sa bureautique managée ?
Notre client est un groupe hôtelier qui compte 11 établissements en France, dont 9 à Paris et 2 en région.
Client historique depuis plusieurs années, il a fait appel à D-MUTE pour la mise en place et gestion de sa bureautique managée.
Client historique depuis plusieurs années, il a fait appel à D-MUTE pour la mise en place et gestion de sa bureautique managée.
SUCCESS STORY
Comment externaliser sa bureautique managée ?
Notre client est un groupe hôtelier qui compte 11 établissements en France, dont 9 à Paris et 2 en région.
Client historique depuis plusieurs années, il a fait appel à D-MUTE pour la mise en place et gestion de sa bureautique managée.
Client historique depuis plusieurs années, il a fait appel à D-MUTE pour la mise en place et gestion de sa bureautique managée.
Les enjeux
Afin de fluidifier ses process, mieux travailler ensemble et améliorer l’efficacité au quotidien, le Groupe souhaitait disposer d’un outil collaboratif, de fichiers partagés entre le siège et tous les hôtels.
L’idée était :
- de centraliser la documentation et assurer un accès uniforme aux procédures et standards de qualité pour tous les hôtels.
- de faciliter les mises à jour régulières et maintenir la cohérence des informations.
- d’avoir des dispositifs d’alerte pour les fichiers qui doivent être traités à certaines dates (ex : fiche navette pour les payes…).
- de supprimer les transferts de documents par mail et l’intégration manuelle souvent source d’erreur et de duplications inutiles par les hôtels, dans des répertoires non partagés.
- d’avoir une traçabilité des accès et des modifications des fichiers avec la possibilité de restaurer des versions précédentes.
La Direction souhaitait également gérer un processus d’achat avec des workflow entre la Direction des opérations, chaque hôtel et le siège comptable.
Bien entendu la sécurité était un enjeu important tant du point de vue des accès aux fichiers et à la messagerie, que de la sauvegarde des données.
La solution
D-MUTE a proposé et mis en place une solution de bureautique managée, basée sur Microsoft 365, incluant Office 365, Exchange Online, Teams et SharePoint Online. Ces services, hébergés sur le cloud public de Microsoft, permettent une gestion centralisée et sécurisée des documents et des communications à travers l’ensemble des établissements du groupe. L’infrastructure sur SharePoint a été testée avec le siège et un établissement, puis déployée sur l’ensemble des hôtels.
D-MUTE accompagne également les collaborateurs aux nouveaux usages informatiques (Office et Sharepoint).
Pour faciliter la gestion et l’utilisation de l’ensemble de la masse documentaire, l’outil devait être accessible sur PC ou smartphone. Mais l’externalisation dans le cloud nécessitait d’augmenter le niveau de sécurité des postes de travail et des autres outils comme le mobile. Nous avons mis en place un système de pilotage et de surveillance à distance. La sauvegarde Microsoft 365 s’appuie quant à elle sur Acronis, une sauvegarde Cloud to Cloud. »
Pour faciliter la gestion et l’utilisation de l’ensemble de la masse documentaire, l’outil devait être accessible sur PC ou smartphone. Mais l’externalisation dans le cloud nécessitait d’augmenter le niveau de sécurité des postes de travail et des autres outils comme le mobile. Nous avons mis en place un système de pilotage et de surveillance à distance. La sauvegarde Microsoft 365 s’appuie quant à elle sur Acronis, une sauvegarde Cloud to Cloud. »
L’accompagnement de D-MUTE est allé jusqu’à la formation des collaborateurs aux nouveaux usages. Aujourd’hui les pratiques sont acquises et les process sont fluides et efficaces !